1. Algemeen
Werkgroep Kerkje de Rietstap verwerkt persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om hier zorgvuldig en transparant mee om te gaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden dit gebeurt en welke rechten u heeft.

2. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u zeggen en die direct of indirect naar u te herleiden zijn, zoals uw naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer. Ook foto’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn, worden aangemerkt als persoonsgegevens. Bij de verwerking van persoonsgegevens gaan wij zorgvuldig te werk en houden wij ons aan de geldende wet- en regelgeving.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Werkgroep Kerkje de Rietstap?
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van personen met wie wij een directe of
indirecte relatie hebben (gehad) of willen aangaan. Het gaat om de volgende groepen:

1. Vrijwilligers

• naam
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer

2. Exposanten

• naam
• (bedrijfs)adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• factuurgegevens
• foto’s die door exposanten zelf worden aangeleverd, waarop zij (of hun werk) herkenbaar in beeld zijn

3. Bestuursleden

• naam
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• bestuursfunctie

4. Contactpersonen van samenwerkingspartners

• naam
• organisatie
• e-mailadres
• telefoonnummer

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Werkgroep Kerkje de Rietstap is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De expositieverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beheer van de persoonsgegevens van exposanten, vrijwilligers, bestuursleden en contactpersonen en is het eerste aanspreekpunt voor vragen, verzoeken of klachten over privacy.

Persoonsgegevens worden digitaal bewaard op een met wachtwoord beveiligde computer, voorzien van actuele beveiligingsupdates en virusbescherming. Daarnaast wordt een back-up van de gegevens opgeslagen in een externe cloudomgeving. Deze cloudomgeving is passend beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang. Alleen bevoegde bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens.

5. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

1. Vrijwilligers

• inzet en coördinatie van activiteiten
• communicatie

2. Exposanten

• communicatie over exposities en activiteiten
• administratieve afhandeling en facturatie
• gebruik van door exposanten aangeleverde foto’s voor publiciteit en promotie van exposities en culturele activiteiten (bijvoorbeeld op de
  website en in communicatiemiddelen van Werkgroep Kerkje de Rietstap)

3. Bestuursleden

• uitvoering van wettelijke en organisatorische taken

4. Contactpersonen

• communicatie in het kader van samenwerking

6. Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens?
Nee. Werkgroep Kerkje de Rietstap verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, etnische afkomst, strafrechtelijk verleden of politieke opvattingen.

7. Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?
Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en bewaren deze niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of zoals beschreven in artikel 8. Foto’s van exposanten worden uitsluitend gebruikt indien deze door de exposant zelf zijn aangeleverd. Bij e-mails aan meerdere ontvangers worden e-mailadressen in de BCC geplaatst.

8. Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?
Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bestuursleden van Werkgroep Kerkje de Rietstap, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Bestuursleden zijn verplicht om vertrouwelijk met deze gegevens om te gaan. Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden zonder toestemming van de betrokkene, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een uitzondering hierop betreft vrijwilligers: contactgegevens van vrijwilligers kunnen worden gedeeld met andere vrijwilligers, met het doel om diensten onderling te kunnen ruilen.

9. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Administratieve gegevens worden bewaard conform de geldende wettelijke bewaartermijnen. Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

10. Welke wetgeving is van toepassing?
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Werkgroep Kerkje de Rietstap zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

11. Welke rechten heb ik?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, aan te vullen of te laten verwijderen. Dit geldt ook voor foto’s waarop u herkenbaar in beeld bent. U kunt hiervoor contact opnemen met de expositieverantwoordelijke via info@kerkjederietstap.nl.

12. Vragen of klachten
Voor vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u terecht bij het bestuur via info@kerkjederietstap.nl. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen
Werkgroep Kerkje de Rietstap behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 24 maart 2026.